EMail Archivierung

    Ich schick immer den kompletten Aktenschrank und die Schlüssel für die Lagerhalle mit den Stein tafeln. Allerdings hat mir ein befreundeter Finanzprüfer gesagt ich könnte das auch einfacher gestalten.

    The universe tends toward maximum irony. Don't push it.

    Quote from fisi

    Ich kann unseren Dienst Home - msave.de || E-Mail-Archivierung rechtssicher und DSGVO konform in den Ring werfen.

    Rechtskonform ist die eine Sache, Performance und Zeitersparnis die andere.
    Bei msave können wir mit einer sehr guten und performanten Suche punkten, vor allem weil das System auch Anhänge indexiert.

    Bei Fragen gern melden.

    TMG? Was war das gleich nochmal? :/;) (Gefunden im Impressum von msave.de)

    Ich finde Open Archiver ein interessantes Projekt. Nicht für meine eigenen E-Mail-Konten, aber meine Kunden finden es definitiv eine gute Ergänzung. Ich werde es mal ausprobieren. :)

    Olaf Lederer – finalwebsites.com | WordPress user? Try backup4wp.com | Connect via LinkedIn > finalwebsites

    digital und revisionssicher - also blockchain? ;)

    weil ich sonst die geschriebene email die ich geschickt habe revisionieren könnte bevor ich die email die der Empfänger erhalten hat umschreibe (mit deren email zugang) etc etc ?

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    Edited 2 times, last by webdesignheld (March 14, 2026 at 12:03 PM).

    Quote from Ganzjahresgriller

    Hallo,

    hat hier jemand sowas im Einsatz, z. B. https://openarchiver.com/de oder https://github.com/s1t5/mail-archiver/tree/main und mag was dazu sagen? Empfehlenswert oder Finger weg?

    Danke

    SW

    Open -archiver hat deutliche Probleme beim auslesen des E-Mail Headers. Es landen also viele Mails nicht mit dem eigentlichen Datum im Archiv, sondern mit dem Datum der Erfassung. Das macht das ganze Ding eigentlich "noch" nutzlos.
    Aber es gibt für Selfhosting bekannte bewährte Systeme. Piler, Mailstore, Benno.


    @webdesignheld ich verstehe deine Botschaft noch nicht ganz. Falls sie ist, dass ein email Client als Archiv ausreichend ist, dann ist sie schlichtweg falsch

    Quote from Gargamel

    ein email Client als Archiv ausreichend ist

    whateva...

    3. Wie muss ich Geschäftsmails archivieren?

    Geschäftliche Schriftstücke sind grundsätzlich im Original aufzubewahren. Bei geschäftlichen E-Mails heißt das, sie müssen genau so gespeichert werden, wie sie bei Ihnen eingetroffen sind: In elektronischer Form.

    Was ist mit revisionssicherer E-Mail-Archivierung gemeint?

    Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung meint, dass die betreffenden E-Mails langfristig und systematisch aufbewahrt werden, indem sie gesetzeskonform archiviert, die erforderlichen Fristen eingehalten und die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) umgesetzt werden.

    Um dies sicherzustellen, legen die GoBD bestimmte Kriterien für die E-Mail-Archivierung fest:

    • E-Mails müssen vollständig, fehlerfrei und unverändert im Original abgespeichert werden.
    • Sollten Sie Änderungen an den Mails vornehmen, geht das nicht ohne Protokoll.
    • Informationen müssen sich jederzeit von einer Software oder Plattform auf eine andere übertragen lassen, ohne dass die Gefahr besteht, dass Angaben dabei verloren gehen.
    • Ordnen Sie die E-Mails im Archivsystem nach sinnvollen Kategorien (am besten nach Geschäft), um schnell auf die relevanten Daten zugreifen zu können.
    • Kommt es zu einer Prüfung, müssen Dritte Ihre Sortierung nachvollziehen können.
    • Löschen Sie die E-Mails nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
    • E-Mails müssen sich jederzeit aus dem Archiv wieder in den ursprünglichen Zustand herstellen lassen.
    • Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die relevanten E-Mails haben.


      Welche Tools helfen bei der GoBD-konformen E-Mail-Archivierung?
    • Eine revisionssichere Archivierung von E-Mails ist bei gängigen E-Mail-Clients nicht immer möglich. Hier helfen Tools und Software weiter, mit denen Sie den wichtigen geschäftlichen E-Mail-Verkehr GoBD-konform speichern können.
    • Zu den Anbietern gehören beispielsweise:
    • IDIOTOS E-Mail-Archivierung
    • MailStore Server
    • easy for Exchange
    • Alfresco
    • Benno MailArchiv
    • Thunderbird

    https://www.e-recht24.de/datenschutz/7197-e-mail-aufbewahrungspflicht-dsgvo.html


    Oder mailstore - das geht auch.

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    Edited 2 times, last by webdesignheld (May 7, 2026 at 10:17 AM).

    Quote from Gargamel

    [Aussage...] Falls sie ist, dass ein email Client als Archiv ausreichend ist, dann ist sie schlichtweg falsch

    Richtig. :thumbup:

    Erfüllung der Anforderungen nach GoBD gibt es meines Wissens im OpenSource-Umfeld ausschließlich durch den Mailpiler in Verbindung mit TSA. Der bietet dann auch eine granulare Benutzerverwaltung mit Logging.

    Und wenn das technisch einwandfrei läuft, sollte man die Verfahrensdokumentation nicht vergessen. Ohne die ist nämlich gar nix GoBD-konform.

    Aber hey, was soll bei einer Steuerschätzung schon passieren. Man kann ja Rechtsmittel einlegen... :S

    Man sollte hier echt ne nachdrückliche Kennzeichenpflicht von KI-Inhalten einführen und durchsetzen....

    Ich hab ja nix dagegen, wenn man sich KI bedient (mache ich auch)....aber dann so dermaßen "stumpf" immer dieses "Copy+Paste".....da kann ich auch leere Beiträge posten und einfach in der eigenen Signatur zum ChatGPT-Prompt verweisen.

    Quote from -Manu-

    aber dann so dermaßen "stumpf" immer dieses "Copy+Paste"

    da ist bloss kein "KI Paste" in diesem Thread ... Referenztexte werden nun mal eingefügt, dermaßen stumpf einfach anzunehmen dass jeder einkopierte text von der KI kommt ist in der nahen Zukunft wahrscheinlich zulässig aber jetzt noch nicht :)

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    Edited once, last by webdesignheld (May 7, 2026 at 5:11 PM).