Hallo,
hat hier jemand sowas im Einsatz, z. B. https://openarchiver.com/de oder https://github.com/s1t5/mail-archiver/tree/main und mag was dazu sagen? Empfehlenswert oder Finger weg?
Danke
SW
EMail Archivierung
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Ganzjahresgriller -
9. März 2026 um 12:52 -
Erledigt
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Es ist schon ordentlich Aufwand damit verbunden. Einrichtung und Co. kommen nicht von selbst und man steckt da ein paar Stunden rein.
Wenn man dann 3 Mail-Accounts damit sichert lohnt sich der Aufwand nicht.
Sei halt Ehrlich zu dir selbst - was kostet eine Stunde deiner Arbeit - wie viele Stunden brauchst du im Monat für Updates und Wartung und willst du wirklich nicht lieber etwas anderes in der Zeit machen? Dem gegenüber stellst du die Lizenskosten und kaufst das ggf. einfach ein. -
Für mich gilt: thunderbird - jede email wird in einen lokalen ordner kopiert - fertig. rechtskonform und durchsuchbar.
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rechtskonform
Wirklich?
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thunderbird - jede email wird in einen lokalen ordner kopiert - fertig. rechtskonform und durchsuchbar.
Ich glaube, da täuscht Du Dich, Stichwort GoBD und Unveränderlichkeit. Für ein warmes Gefühl in der Magengegend mag Deine Lösung reichen, für Rechtssicherheit kaum...
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für Rechtssicherheit kaum
warum?
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Schaut dir auch mal Benno Mailarchiv an.
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Ein Gesetz, welches sämtliche gesetzlichen Regelungen mit Bezug zur Archivierung von E-Mails zusammenfassen würde gibt es nicht. Vielmehr hat man sich die entsprechenden Regelungen mühsam aus verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zusammenzusuchen. Dies wird wohl auch ein Grund mit dafür sein, dass sich viele Unternehmer noch immer nicht darüber im Klaren sind, dass der Gesetzgeber sie in bestimmten Fällen konkret zur Errichtung einer effizienten und vor allem sicheren Archivierung von E-Mails verpflichtet hat. Nur wer einen Überblick über die relevanten Gesetze und Verordnungen hat und ein geeignetes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich hier vor rechtlichen Konsequenzen schützen.
Folgende rechtliche Vorgaben wären im Zusammenhang mit der E-Mail Archivierungspflicht beispielsweise zu nennen:
das Handelsgesetzbuch (HGB)
das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
das Telekommunikationsgesetz (TKB).
das Aktiengesetz (AG.)
das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG).
Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG).
die Abgabenordnung (AO).
die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.
vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.
Basel II.
der Sarbanes-Oxley Act (es gibt weltweit tausende von Compliance-Regeln).Die E-Mail Archivierungspflicht gilt dabei für jeden Kaufmann (vgl. §§ 1,2,3 HGB), Handelsgesellschaften, der eingetragenen Genossenschaft sowie den juristischen Personen i.S.d. §33 HGB.
Dagegen gilt die E-Mail Archivierungspflicht nicht für Nichtkaufleute, wie z.B. Kleingewerbetreibende und Freiberufler.
Also wie schon gesagt - Thunderbird - lokaler Ordner der alle je eingegangen und versendeten emails enthält (kopie) und fertig. Rechtskonform, Durchsuchbar mit wohligem Bauchgefühl.
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welches System brauche ich um Rechtssicherheit zu haben in diesem Punkt?
Du schriebst von "rechtskonform", daher nahm ich an, Du bezögest Dich auf die rechtmäßige Aufbewahrung von steuerrelevanten Geschäftsunterlagen - falls nicht: Um welche Rechtskonformität ging es Dir denn dann?
Für diese Geschäftsunterlagen muss u. a. eine Unveränderbarkeit sichergestellt, bzw. entsprechende Audit-Logs garantiert werden. Schau einfach einmal nach GoBD, wenn Dich Details interessieren (ich hätte gerne einen Link eingefügt, aber das "neue" Forum wehrt sich noch). Auf jeden Fall ist eine Dateiablage - und Thunderbird schreibt ja einfach nur in's Dateisystem - nicht mit entsprechenden Sicherheitsmerkmalen ausgestattet.
Ja, ich möchte nicht wissen, wie viele KMUs diesen Anforderungen nicht genügen und nein, ich weiss natürlich nicht, ob Du dazu verpflichtet bist. Auf jeden Fall kein Grund, sauer zu reagieren...
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die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.
Genau diese ist z. B. in GoDB übergegangen ... und seit einigen Jahren unabhängig vom Status als Kaufmann verbindlich - also auch als Selbstständiger, Freiberufler, Kleinunternehmen.
https://www.bitkom.org/sites/main/fil…ls-und-GoBD.pdf gibt ein paar Zusammenfassungen für alle, die nicht selber recherchieren möchten.
Aber ich wollte nicht belehren oder überzeugen, sondern nur vor einer Scheinsicherheit warnen - letztlich muss jeder selber entscheiden, welche Restrisiken er zu tragen bereit ist. Nur, Dein Vorgehen hier als rechtskonform hinzustellen, ist eine steile These...
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jeden Fall kein Grund, sauer zu reagieren
Also gut, dann bin ich eben nicht sauer. So! Schau doch einfach mal nach was ich dich gefragt hatte wenn dich Details interessieren die mich beschäftigen. Es ging mir generell natürlich um meine Rechtskonformität - wie jeder in diesem Forum kann ich nur für mich sprechen.
Dein Vorgehen hier als rechtskonform hinzustellen, ist eine steile These...
Hast Du ein rechtskräftiges Urteil dazu? Also Strafe weil Thunderbird als email archivierung nicht ausreichte oder ähnlich?
und das Internet auch noch:
Entweder Du kaufst teure Software dafür oder Du richtest auf Deinem Mailserver eine Kopie von allen eingehenden und ausgehenden E-Mails in ein Schattenpostfach ein.
Das ist vom Aufwand her am einfachsten und sollte - sofern Du nicht gerade Siemens bist - auch den meisten Prüfern reichen (ausser Du hast einen, dem es nicht reicht, dann bist Du am ***** - aber no risk no fun
- Ne ehrlich, ich hab noch nie gehört, dass sowas bei einem Unternehmen eurer größe nicht gereicht haben sollte)Wir arbeiten mit Thunderbird-Clients und irgendwie kann ich mir nicht vorstellen, wie das in der Praxis funktionieren kann. Ich meine, sobald ich eine E-Mail schicke, müsste ich immer eine Kopie als PDF ablegen. Das scheint mir nicht praktikabel.
Ich mache das so, dass ich meine Angebote, Rechnungen in meinem Warenwirtschaftssystem als PDF erzeuge und diese dann per Mail im Anhang verschicke. In der Vergangenheit habe ich das Mailprogramm "Evolution" unter Linux verwendet, dies hat eine Funktion, dass man die Emails dann komprimieren kann und die Ordnerstruktur beibehalten wird. Das ganze wird dann gepackt und als .tar.gz-Datei gespeichert und auf DVD gebrannt.
Wenns was kosten darf: Benno Mail archiv, die sind sogar zeritfiziert.
Wenns kostenlos sein soll: openbenno http://www.openbenno.org/ muss man halt selber installieren.Nebenbei bemerkt ich hab wieder Fortbildungslektüre ergattert:
YAY
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Wirklich?
nur für mich. Speak for yourself dude.
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Hast Du ein rechtskräftiges Urteil dazu? Also Strafe weil Thunderbird als email archivierung nicht ausreichte oder ähnlich?
Das ist doch Kinderkram ... Du willst meine Korrektur nicht wahrhaben und versuchst auf "rechtskonform" zu bestehen, weil ich Dir kein Rechtsurteil für genau Deine Konstellation nenne? Kein Problem, viel Spass bei der nächsten Betriebsprüfung. Es ist mir auch ehrlich egal, ob Du mir glaubst ... mich wollte nur vermeiden, dass sich andere durch Deine Behauptung auf dünnes Eis bewegen, ohne sich dessen bewusst zu sein.
Dem interessierten Leser empfehle ich vom Bundesministerium für Finanzen die GoBD, wo so interessante Sätze stehen wie diese:
ZitatNach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. -
Das ist doch Kinderkram
Es ist mir auch ehrlich egal,
das ist doch kein Grund sauer zu werden - ich hatte gehofft dass Du oder andere hier Beispiele für eine Betriebsprüfung haben wo die email Archivierung nicht korrekt durchgeführt also beanstandet wurde (auch ohne thunderbird) Gibt es da wenigstens ein Urteil das man sich anschauen kann oder Berichte von Betroffenen?
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Ich bezweifle, dass jemand so etwas öffentlich macht, aber google mal "email archiv nicht konform bmf" ... auch wenn da viele mit Eigeninteressen auftauchen.
Letztlich eine Risikoabwägung, aber alles andere als rechtskonformIch lege mich jetzt wieder schlafen
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Wie schon gesagt - die Speicherung der original email in einem Thunderbird archiv ist ausreichend soweit ich das beurteilen kann. Die kopie der eingehenden / ausgehenden email in einen lokalen Ordner (damit die email nicht verlorengeht wenn der Server brennt) genügt. Ihr könnt euch natürlich gerne Benno und ein paar Schachteln Zigaretten kaufen. Mir reicht thunderbird und eine Tasse kaffee mit dem Prüfer
just because you are paranoid does not mean they are not out to get you
„Viele Firmen gingen bisher davon aus, dass das Speichern eines PDF-Anhangs genügt“, erklärt eine Steuerexpertin. „Das ist ein Irrtum.“ Jetzt muss der gesamte Datensatz – also E-Mail-Text, Metadaten und Anhänge – im originalen, maschinenlesbaren Format archiviert werden. Diese Regel gilt rückwirkend für das Steuerjahr 2025 und vorausschauend ab dem 1. Januar 2026.Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entfällt damit jede gedachte Schonfrist. Die Pflicht zur vollständigen Archivierung gilt unabhängig von der parallelen Umstellung auf die E-Rechnung.
BFH-Urteil: E-Mails sind „Handelsbriefe“
Die verschärfte Haltung der Finanzverwaltung basiert auf einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (Az. XI R 15/23). Die Richter bestätigten damals, dass das Fehlen eines nachvollziehbaren E-Mail-Archivs einen formellen Buchführungsmangel darstellt.
Rechtsexperten betonen die weitreichende Definition des Begriffs „Handelsbriefe“. Erfasst ist nicht mehr nur die Rechnung. Jede E-Mail, die ein Geschäft einleitet, ausführt oder abbricht, unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Dazu zählen:
* Preisverhandlungen
* Vertragsanpassungen
* Auftragsbestätigungen
* Reklamationsverkehr zu konkreten GeschäftsvorfällenEine subjektive Auswahl durch den Steuerpflichtigen ist zwar erlaubt – niemand muss Spam oder Mittagseinladungen archivieren. Die Kriterien für diese Auswahl müssen jedoch in der Verfahrensdokumentation festgehalten sein. Fehlen steuerrelevante E-Mails, kann die Finanzverwaltung die „Vermutung der Richtigkeit“ für die gesamte Buchführung verwerfen.
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aber google mal "email archiv nicht konform bmf
das mach ich und du kannst ja mal googlen was ein nachvollziehbares email archiv ist oder sein könnte
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Nebenbei bemerkt ich hab wieder Fortbildungslektüre ergattert
Gibs zu, du hast auf meine Erwähnung hin nach gopher gegoogled...
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Die vorigen Beiträge in diesem Thema habe ich nicht gelesen (sieht mir teils nach einem Sammelsurium von Deeplearning aus).
Hinsichtlich FOSS Archivierung hatte ich mir mal den Mailpiler angeschaut.
https://github.com/jsuto/piler
Ohne GoDB-Verfahrensdokumentation ist das aber allein nichts wert. Die Finanzprüfer wollen keine Software sehen, sondern ein komplett dokumentiertes Verfahren inkl. Backup & Co.
ich hätte gerne einen Link eingefügt, aber das "neue" Forum wehrt sich noch
Scheinbar bin ich nicht allein unfähig dazu...
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Die Finanzprüfer wollen keine Software sehen, sondern ein komplett dokumentiertes Verfahren inkl. Backup & Co.
Hattest du schonmal eine Prüfung, bei der das relevant war?
