Beiträge von SHC

Zitat von der_webcode

Die andere Möglichkeit, insbesondere bei MailStore, ist die Nutzung eines Gateway über welches die Mails laufen und erst dann zugestellt wird, dann ist es wirklich sichergestellt.

Das wäre mir auch die liebste Lösung, allerdings bietet Mailstore dies nur über das Protokoll POP an. Ich nutze aber IMAP, da ich als Einzelperson aufgrund meiner Tätigkeit trotzdem vier Clients verwende (Windows, Mac, Linux und SmartPhone). Da wäre POP hinderlich.

Es ist aber schon mal gut zu hören, dass Du in Deiner Betriebsprüfung keine größeren Probleme hattest. Ich hatte hier schon einige negative Berichte von Kollegen meiner Branche.

Hallo,

grundsätzlich gibt es hier ja noch sehr viel Interpretationsspielraum.

Von der GoBD wird eine Vollständigkeit der Archivierung aller handels und steuerrechtlich relevanten Mails gefordert. Es muss also sicher gestellt werden, dass keine Mail fehlt, gelöscht wurde oder verloren geht. Dies kann man aus meiner Sicht nur sicher stellen, wenn wirklich alles gesichert wird. Würde der Anwender seine Mails zwischen den Abrufintervallen von z.B. 2min. löschen, kann die entsprechende Mail logischerweise nicht ins Archiv gelangen.

Und wenn man zwischen relevanten und nicht relevanten Mails unterscheidet, muss man dann wieder in der Verfahrensdokumentation erläutern, wie diese Unterscheidung gefällt wurde, wer dafür verantwortlich ist etc. Ob diese Dokumentation dann akzeptiert wird, ist offen und mir zu riskant. Ich möchte nicht das Risiko eingehen, dass meine Buchhaltung wegen einer nicht akzeptierten Dokumentation verworfen wird und meine Steuerlast geschätzt wird. Daher bin ich auf der Suche nach einer Lösung mit möglichst wenig Aufwand, möglichst wenig Risiko und im Zweifel mit höheren Kosten.

SHC

Hallo,

ich bin ein 'kleiner' Einzelunternehmer und nutze die Angebote von Netcup für meine Homepage und die Mail-Kommunikation.

vor einiger Zeit habe ich an den Support die Frage gestellt, ob es bei Netcup die Möglichkeit einer rechtssicheren Archivierung von eMails gibt oder geben wird. Dies wurde mir leider mit 'nein' beantwortet und es gab wohl hierzu auch keinerlei Planung. Auch eine Weiterleitung aller empfangenen und gesendeten Mails oder eine CatchAll-Funktion ist nicht möglich (ich nutze SOGo).

D.h. im Moment kann ich nur in kurzen Zeitabständen den IMAP-Server über bekannte Software wie Mailstore oder Benno sichern und in meinen Mail-Clients dafür sorgen, dass alle gesendeten Mails auch entsprechend abgelegt werden, damit diese mitgesichert werden können. Über die Verfahrensdokumentation habe ich diesen Weg beschrieben und dokumentiert.

Aber: Bei einer Prüfung könnte dies trotzdem als nicht ausreichend ausgelegt werden, weil es theoretisch die Möglichkeit gibt Mails zu löschen, bevor sie archiviert werden. Gefordert ist ja eigentlich eine lückenlose Archivierung aller gesendetend und empfangenen Mails.

Daher wollte ich hier zum einen nach Erfahrungen von anderen Usern fragen und zum anderen die Frage auch noch einmal an Netcup weiterreichen, ob da in Zukunft eine Lösung auf der administrativen Seite angedacht ist? Hier geht es mir auch nicht um einen möglichst günstigen Preis, sondern um eine rechtskonforme Umsetzung, für die ich gerne bereit bin zu zahlen.

Der letzte Weg wäre sonst ein Wechsel zu einem anderen Anbieter, was ich nach Möglichkeit vermeiden möchte, da ich mit Performance und Service von Netcup ansonsten sehr zufrieden bin.

Vielen Dank,

SHC