Hay,
grundsätzlich gibt es hier ja noch sehr viel Interpretationsspielraum.
den gibt es auch am anderen Ende - da ich einen eigenen Root-Server und damit auch Mailserver habe, archiviere ich per catch-all. Doch selbst das (und viele weitere übliche Verfahren) kann man streng genommen nicht als rechtssicher = revisionssicher auslegen, da die Archivierung zuerst auf veränderbare Datenträger erfolgt - ein veränderer Datenträger ist vom Grundsatz her schon nicht revisionssicher, man kann sich annähern, indem die schreibende Datei mit einem geheimen Schlüssel codiert wird (also echt geheim -> man kann nur mit einer bestimmten Software wieder entschlüsseln und ein Dokument kann man nicht neu hinein schreiben, nur als neue Version ablegen). Es gibt Unternehmen, die zur rechtssicheren Archivierung WORM-Devices mit Terabyte an Festplatten einsetzen. Das sind Systeme, die man nur einmal beschreiben kann und ab dem Zeitpunkt Read-Only sind. Die sind wirklich revisionssicher.
Insofern - ist fast alles angreifbar bis auf letzteres. Auf der anderen Seite ist jede Prüfung eine Ermessensfrage durch den Prüfer. Sind die normalen Unterlagen an sich in Ordnung, wird idR ohne besonderen Anlaß nicht weiter gesucht. Durch eines meiner Produkt (ein elektronisches Fahrtenbuch zum Festeinbau zur Umgehung der 1%-Regelung - welches selbstverständlich ebenfalls revisionssicher sein muss) habe ich zu diesem Thema sehr viel mit Steuerberatern, Finanzämtern und Nutzern zu tun. Gerade hier wird auch sehr genau nachgeschaut.
Ich bin selbst schon oft geprüft worden und noch nie hat das Finanzamt tatsächlich andere Vorgänge verlangt, als was nicht schon in der Buchhaltung abgelegt war - erst recht keine E-Mails. Bei einer Buchprüfung gab es mal zwei Fragen, die mit einer einfachen Antwort erledigt waren. Ich vermute, weil bei mir schon in der Buchhaltung jederzeit auch in der Vergangenheit alles in Ordnung und zweifelsfrei aufklärbar war.
Aber bei Geschäftspartnern, deren Geschäft ungefähr so alt ist wie meines, war das sehr wohl anders. Da ging es runter bis auf E-Mails und bei denen war die Buchhaltung definitiv zweifelhaft, auch schon historisch. Ich musste MEINEN E-Mail-Ausgang bemühen um denen Mails von mir an sie erneut zur Verfügung zu stellen, weil bei diesen die E-Mails noch nicht einmal mehr im Outlook-Archiv abgelegt waren. Der Buchprüfer hatte 57 SEITEN mit Fragen zur Buchhaltung mit dem Ergebnis, dass manches schließlich nicht aufklärbar oder höchst dubios war und geschätzt werden musste.
(Jetzt kommt die sensationelle Spitze: Damit sie aus dieser Erfahrung heraus ihre E-Mails rechtssicher archivieren können, sind sie zu einem Dienstleister gewandert, der das über die Microsoft-Cloud bzw. Exchange aus der Cloud erledigt. Die Mailserver stehen jetzt bei Microsoft, welche - siehe andere Threads - einfach manche E-Mails korrekt annehmen, aber nie ans Postfach zustellen.)
Also wie auch immer: Ich bin da mittlerweile ziemlich abgeklärt... wollen sie einem am Zeug flicken, finden sie was und da ist die E-Mail-Archivierung idR letzter Zugriff. Wenn ich per E-Mail was Wichtiges bekomme, drucke ich es tatsächlich aus und notiere manuell noch einmal Datum und Unterschrift. Nicht umweltfreundlich, aber geht auch 
und kommt bei mir auch nur drei/viermal im Jahr vor.
CU, Peter
und backup vorher empfiehlt sich sowieso, falls schon produktive Dinge auf dem Server sind...
